Результаты поиска:

Законодательство — ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЖСК, ТСЖ

   Утверждена

 на заседании правления

от «___» _______ 200_ г. № __

                                                                                  ________________________

                                                                                                     м.п.

 

 

ИНСТРУКЦИЯ                                                    

ПО  ВЕДЕНИЮ  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА  В  ЖСК, ТСЖ                     

 

 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ                                  

 

  1. Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в правлении.           
  2. Ответственность за организацию делопроизводства в правлении возлагается на председателя правления.
  3. Ответственность за ведение делопроизводства в правлении возлагается на лицо, уполномоченное правлением на  его  ведение. 

 

ПРИЕМ  И  РЕГИСТРАЦИЯ  ДОКУМЕНТАЦИИ                          

 

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.                                       

Существует три основных потока документации:                                            

 - входящие;                                                                              

 - исходящие;                                                                            

 - внутренние.                                                                           

Документы, поступающие в правление проходят следующие этапы:                            

 - предварительное рассмотрение;                                                         

 - регистрация;                                                                          

 - рассмотрение;                                                                       

 - исполнение.                                                                        

Предварительное рассмотрение.                                                       

При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность   конвертов.  После вскрытия  конверта  проверяется  наличие вложенных  в него  документов и  обратного адреса. Всегда необходимо сохранять конверт, так как в письме может отсутствовать обратный адрес, дата почтового штемпеля может.     

Вся корреспонденция поступает непосредственно по адресу проживания председателя правления.

 

Регистрация.                                                                         

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем  проставления на  нем индекса  и даты  с последующей  записью необходимых  сведений в журнал  регистрации  входящих  и  исходящих документов.  Индекс и  дата ставятся  в верхнем правом углу поступившего документа.                                                       

Например: вх. 121/4-97, где                                                              

  121 - порядковый регистрационный номер;                                                   

  4 - номер дела в котором этот документ будет подшит;                                     

  97 - год поступления.                                                                    

Вся документация регистрируется в день поступления.                                        

После   регистрации   входящих   документов   необходимо   ознакомиться    с   содержанием письма. 

 

Рассмотрение корреспонденции.                                                       

После изучения содержания письма, если возникает необходимость уточнить какие-либо вопросы, то можно воспользоваться информацией находящейся в нижнем левом углу письма или на обратной его стороне. Именно в этом месте должна быть указана фамилия и телефон   исполнителя  документа.  Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого ответа, если он  не указан  непосредственно в  самом документе.                                                                      

 

Исполнение.                                                                 

Если вопросы, указанные в письме, были решены ранее поступившей корреспонденции, то в зависимости от сложившихся отношений между адресатами и сроков ответа можно   поступить следующим образом:                                                         

-     направить корреспонденту письменный ответ;                                 

-     сообщить телеграммой;                                                      

-     сообщить телефонограммой.                                                  

Если для подготовки ответа требуется значительное время, то об этом необходимо проинформировать корреспондента.                                                    

Если поступившая корреспонденция - заявление или жалоба  жильцов дома,  то решение должно быть им доведено обязательно под роспись или письменным порядком.            

Для записи поступивших в ЖСК, ТСЖ телефонограмм ведется специальный журнал.                                                                  

При приеме телефонограммы необходимо записать:                                    

-  содержание телефонограммы;                                                     

-  откуда она поступила;                                                           

-  дата и время приема;                                                            

-  кто передал и кто принял.                                                      

 

 ПОРЯДОК  ОФОРМЛЕНИЯ  И  ОТПРАВКИ  ИСХОДЯЩЕЙ                            

 КОРРЕСПОНДЕНЦИИ                                  

 

В ответе на полученную корреспонденцию, перед текстом письма ЖСК, ТСЖ обязательно указывается исходящий номер письма учреждения и дата его отправки в ЖСК, ТСЖ.                                               

Исходящие документы подписываются председателем правления. При отправке финансовых документов  председателем правления и главным бухгалтером.                                       

Вся отправляемая из ЖСК, ТСЖ корреспонденция должна регистрироваться в журнале  регистрации входящих и исходящих документов.                                        

Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых         направляется адресату, а второй - остается и подшивается в дело.                    

 

ПОРЯДОК  ФОРМИРОВАНИЯ  ДЕЛ                            

 

Документы, исполненные и списанные "в дело" должны быть:                        

-  проверены на предмет правильности отнесения их в то или иное дело;           

- сгруппированы внутри дела по числам, месяцам, годам или по исходящим (входящим) номерам;                                                                     

- освобождены от лишних дубликатов, черновиков, скрепок и булавок,              

Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.

По мере подшивки в дело документы нумеруются.  По окончании  дела оно  должно быть  прошнуровано и скреплено печатью кооператива.

Каждое  дело  должно  содержать  не более  250 листов. Если документов  больше, то  заводятся второй, третий и т.п. тома дела.                                          

 

ПРИМЕРНЫЙ  ПЕРЕЧЕНЬ  ДОКУМЕНТОВ,  НА  КОТОРЫХ  СТАВИТСЯ             

ГЕРБОВАЯ  ПЕЧАТЬ                                                                                                                   

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);                                                    

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);                                                             

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.);    

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.);                                            

Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.);                                   

Заявления ( на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.);                        

Исполнительные листы;                                                          

Командировочные удостоверения;                                                 

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;                                              

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.);                        

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);                                 

Смета расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору; на   капитальное строительство и т.д.);                                             

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);       

Титульные списки;                                                              

Штатные расписания и изменения к ним.                                           

 

Документы постоянного хранения

  1. Устав ЖСК, ТСЖ.                                                  
  2. Свидетельство о регистрации ЖСК, ТСЖ.                    
  3. Решение администрации города об образовании, утверждении техно-рабочего проекта, об  отводе земельного участка ЖСК.                                             
  4. Справка ТУКСа об оплате стоимости дома (авизо).                                                
  5. Протоколы общих собраний.                                                               

Протоколы общих собраний должны быть прошиты, пронумерованы, опечатаны печатью ЖСК, ТСЖ и заверены подписью председателя правления. Во всех протоколах должны  присутствовать подписи председателя и секретаря собрания. Хранятся протоколы в отдельной папке. Нумерация сквозная. В случаях проведения поименного голосования протокол составляется с поименным перечнем голосовавших.                                                    

  1. Протоколы заседаний правления.                                                          

Протоколы заседаний правлений ведутся в виде журнала, который должен быть прошит,  пронумерован, опечатан печатью ЖСК, ТСЖ и заверены подписью председателя правления. В случаях проведения поименного голосования протокол составляется с поименным перечнем голосовавших.                                                                              

  1. Справка о постановке на учет в налоговую инспекцию (копия).                            
  2. Справка Госкомстата о наличии кодов.                                                    
  3. Справка из банка о наличии расчетного счета.                                           

10.  Справки о постановке на учет в фонды (ОМС, ПФ, ФСС).                                     

11.  Договор о землепользовании.                                                               

12.  Список членов ЖСК, ТСЖ (на лицевых счетах).

13.  Приказы.