Результаты поиска:

Законодательство — ИНСТРУКЦИЯ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ТСЖ

«УТВЕРЖДАЮ»

                                                                                       Председатель правления товарищества

 

                                                                                                  «        »_________________200   г.

                                                                                                                            М.П.

 

 

 

ИНСТРУКЦИЯ                                                                  

 ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ТСЖ

 

1. Общие положения

2. Прием и регистрация документации

3. Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции

4. Порядок оформления дел

5. Заключительные положения

 

 

1. Общие положения

 

1. Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в правлении товарищества.

 

2. Ответственность за организацию делопроизводства в правлении возлагается на пред­седателя правления.

 

3. Ответственность за ведение делопроизводства возлагается на лицо, уполномоченное правлением на его ведение.

 

2. Прием и регистрация документации

 

1. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи в дело.

 

2. Существует три основных потока документации:

 

  • входящие;

 

  • исходящие;

 

  • внутренние;

 

3. Документы, поступающие в правление, проходят следующие этапы:

 

  • предварительное рассмотрение;

 

  • регистрация;

 

  • рассмотрение;

 

  • исполнение.

 

3.1. Предварительное рассмотрение

 

       При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность конвертов. После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и обратного адреса. Всегда необходимо сохранять конверт, т.к. в документе может отсутствовать обратный адрес; дата почтового штемпеля может иметь значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.

 

3.2 Регистрация

 

     Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих документов, индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.

Например: вх. 001/01-2004,

где 001 - порядковый регистрационный номер;

01 - номер дела, в котором этот документ будет подшит;

2004 - год поступления.

      Вся документация регистрируется в день поступления.

      После регистрации входящих документов необходимо ознакомиться с содержанием письма.

 

3.3. Рассмотрение корреспонденции

 

       При изучении содержания документа, если возникает необходимость уточнить какие - либо вопросы, можно воспользоваться информацией, находящейся в нижнем левом углу письма или на обратной стороне. Именно в этом месте должны быть указаны фамилия и телефон исполнителя доку­мента. Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого отве­та, если он не указан непосредственно в самом документе.

 

3.4. Исполнение

 

       Если вопросы, указанные в документе, были решены ранее поступившей корреспон­денции, то в зависимости от сложившихся отношений между адресатами и сроков ответа можно поступить следующим образом:

 

  • направить корреспонденту письменный ответ;

 

  • сообщить телеграммой;

 

  • сообщить телефонограммой.

 

     Если для подготовки ответа требуется значительное время, то об этом необходимо про­информировать корреспондента.

     Если поступившая корреспонденция - заявление или жалоба домовладельцев, то реше­ние должно быть доведено до них обязательно в письменной форме.

     Для записи поступивших в товарищество телефонограмм ведется специальный жур­нал.

     При приеме телефонограммы необходимо записать:

 

  • кто подписал телефонограмму и откуда она поступила;

 

  • содержание телефонограммы;

 

  • дату и время приема;

 

  • кто передал и кто принял.

 

3. Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции.

 

1. В ответе на полученную корреспонденцию перед текстом письма обяза­тельно указывается на какой исходящий номер даётся ответ.

 

2. Исходящие документы подписываются председателем правления. Финансовые документы подписываются председателем правления и главным бухгалтером.

 

3. Вся отправляемая из товарищества корреспонденция должна регистрироваться в жур­нале регистрации исходящих документов.

 

4. Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых на­правляется адресату, а второй остается в товариществе и подшивается в соответствующее  дело.

 

4. Порядок оформления дел

 

1. Документы, исполненные и списанные «в дело», должны быть:

 

  • проверены на предмет правильности отнесения их в то или иное дело;

 

  • сгруппированы внутри дела по числам, месяцам, годам или по исходящим (входящим) номерам;

 

  • освобождены от лишних дубликатов, черновиков, скрепок и булавок.

 

 2. Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.

 

5. Заключительные положения

 

1. По мере подшивки в дело документы нумеруются. По окончании дело должно быть прошнуровано и скреплено печатью товарищества.

 

2. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводятся второй, третий и т.д. тома дела.

 

 

 

 

Подпись ответственного лица в ознакомлении __________________________________