Результаты поиска:

Законодательство — Инструкция по ведению делопроизводства в ТСЖ

Инструкция по ведению делопроизводства в ТСЖ

 

1. Общие положения

            Настоящая инструкция определяет порядок ведения делопроизводства в правлении.

            Ответственность за организацию делопроизводства в правлении возлагается на председателя правления.

            Ответственность за ведение делопроизводства в правлении возлагается на лицо, уполномоченное на его ведение.

 

2. Прием и регистрация документации

Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Существует три основных потока документации: входящие; исходящие; внутренние.

Документы, поступающие в правление, проходят следующие этапы:

- предварительное рассмотрение;

- регистрация;

- рассмотрение;

- исполнение;

 

  1. Предварительное рассмотрение

При получении корреспонденции проверяется правильность ее доставки и целостность конвертов. После вскрытия конверта проверяется наличие вложенных в него документов и обратного адреса. Всегда необходимо сохранять конверт, т.к. в письме может отсутствовать обратный адрес; дата почтового штемпеля может иметь значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа.

Чаще всего корреспонденция поступает непосредственно по адресу проживания председателя правления.

 

  1. Регистрация

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений в журнал регистрации входящих и исходящих документов, индекс и дата ставятся в верхнем правом углу поступившего документа.

Например: вх. 121/4-2005,

где 121 - порядковый регистрационный номер;

4 - номер дела, в котором этот документ будет подшит;

2005 - год поступления.

Вся документация регистрируется в день поступления.

После регистрации входящих документов необходимо ознакомиться с содержанием письма.

 

  1. Рассмотрение корреспонденции

После изучения содержания письма, если возникает необходимость уточнить какие - либо вопросы, можно воспользоваться информацией, находящейся в нижнем левом углу письма или на обратной стороне. Именно в этом месте должны быть указаны фамилия и телефон исполнителя документа. Следует определить степень важности поступившего документа и срок предполагаемого ответа, если он не указан непосредственно в самом документе.

 

  1. Исполнение

Если вопросы, указанные в письме, были решены ранее поступившей корреспонденции, то в зависимости от сложившихся отношений между адресатами и сроков ответа можно поступить следующим образом:

направить корреспонденту письменный ответ;

сообщить телеграммой;

сообщить телефонограммой.

Если для подготовки ответа требуется значительное время, то об этом необходимо проинформировать корреспондента.

Если поступившая корреспонденция - заявление или жалоба жильцов дома, то решение должно быть доведено до них обязательно под роспись или в письменной форме.

Для записи поступивших в товарищество телефонограмм ведется специальный журнал.

При приеме телефонограммы необходимо записать:

содержание телефонограммы;

откуда она поступила;

дату и время приема;

кто передал и кто принял.

 

7. Порядок оформления и отправления исходящей корреспонденции

В ответе на полученную корреспонденцию перед текстом письма товарищества обязательно указывается исходящий номер письма учреждения и дата его отправки в товарищество.

Исходящие документы подписываются председателем правления и в определенных случаях председателем ревизионной комиссии. При отправке финансовых документов исходящие документы подписываются председателем правления и главным бухгалтером.

Вся отправляемая из товарищества корреспонденция должна регистрироваться в журнале регистрации входящих и исходящих документов.

Отправляемая корреспонденция печатается в двух экземплярах, один из которых направляется по адресу, а второй остается и подшивается в дело.

 

  1. Порядок оформления дел

 

Документы, исполненные и списанные "в дело", должны быть:

проверены на предмет правильности отнесения их в то или иное дело;

сгруппированы внутри дела по числам, месяцам, годам или по исходящим (входящим) номерам;

освобождены от лишних дубликатов, черновиков, скрепок и булавок.

Неисполненные документы подшивать в дело запрещается.

По мере подшивки в дело документы нумеруются. По окончании дело должно быть прошнуровано и скреплено печатью товарищества.

Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводятся второй, третий и т.п. тома дела.